„Mennyit kéne költenünk IT-ra? Túl sokat költünk, vagy keveset?"

Ezt kérdezik tőlem a legtöbb ügyfél az első beszélgetéskor.

És megértem. Nincs egyértelmű válasz. Mert:

  • Van, aki mondja: „bevétel 3-5%-a"
  • Van, aki mondja: „alkalmazottanként X Ft"
  • Van, aki mondja: „gépszámanként Y Ft"

Mindegyik részben igaz. De egyik sem ad konkrét útmutatót.

Ezért ebben a cikkben valós számokkal, példákkal megmutatom:

  • Mennyit költenek IT-ra a KKV-k (iparági benchmark)
  • Hogyan számold ki a SAJÁT IT-budget-ed?
  • Mire kell költeni? (Üzemeltetés vs. beruházás)
  • 3 példa: 25, 50, 80 számítógépes cég IT-budget-je
  • Hogyan optimalizáld a költéseid?

Iparági benchmark: Mennyit költenek mások?

Kutatások szerint (Gartner, IDC, MSP Benchmarking Report):

Iparág IT-költés (éves bevétel %-a)
Tech/szoftver cégek 6-10%
Pénzügy, biztosítás 5-8%
Kereskedelem, e-commerce 3-5%
Gyártás, logisztika 2-4%
Szolgáltatás (ügyvéd, könyvelő, stb.) 3-6%
KKV átlag (20-100 fő) 3-5%

De... ez NEM elég konkrét. Mert:

  • 500M Ft forgalmú cég → 3% = 15M Ft IT-budget
  • 2Mrd Ft forgalmú cég → 3% = 60M Ft IT-budget

De van 20 számítógépük, vagy 200? Ez számít.

Jobb módszer: Gépszám-alapú kalkuláció

Tapasztalatom szerint a gépszám-alapú számítás pontosabb KKV-knál.

IT-költés bontása (gépenként/év):

Költségtípus Típikus összeg (Ft/gép/év)
Hardver (amortizáció, 4 éves csere) 60-80k Ft
Szoftverlicencek (Windows, Office, egyéb) 40-60k Ft
IT-üzemeltetés (havidíjas vagy belső IT) 80-120k Ft
Infrastruktúra (szerver, hálózat, backup) 20-40k Ft
ÖSSZESEN (gép/év) 200-300k Ft

Példa (35 számítógép):

  • 35 gép × 250k Ft/gép/év = 8,75M Ft éves IT-költség

IT-budget részletes bontása (Üzemeltetés vs. Beruházás)

Fontos megkülönböztetni:

1. Üzemeltetési költségek (OPEX - Operating Expenses)

Mit tartalmaz? Folyamatos, ismétlődő költségek.

Költségtétel Példa (30 gép)
IT-üzemeltetés (havidíjas / belső IT-s) 2,88M Ft/év (30×8k×12)
Szoftverlicencek (Microsoft 365, Adobe, stb.) 1,2M Ft/év (30×40k)
Internet, telefonvonalak 300k Ft/év
Felhő szolgáltatások (Azure backup, stb.) 180k Ft/év
OPEX ÖSSZESEN ~4,56M Ft/év

2. Beruházási költségek (CAPEX - Capital Expenses)

Mit tartalmaz? Egyszeri vagy ritkán ismétlődő költségek.

Költségtétel Példa (30 gép, 4 éves ciklus)
Laptopok/asztali gépek (4 éves csere) 7-8 gép/év × 250k = 2M Ft/év
Szerver (5-7 éves csere) ~400k Ft/év (amortizálva)
Hálózati eszközök (switch, Wi-Fi AP, router) ~200k Ft/év
Egyéb (nyomtatók, monitorok, stb.) ~150k Ft/év
CAPEX ÖSSZESEN ~2,75M Ft/év

Összesen (30 gép, KKV):

  • OPEX: ~4,56M Ft/év
  • CAPEX: ~2,75M Ft/év
  • TELJES IT-KÖLTÉS: ~7,3M Ft/év

Gépenkénti átlag: 7,3M / 30 = ~243k Ft/gép/év

3 valós példa: IT-budget különböző cégméreteknél

1. példa: Kis cég (25 számítógép, kereskedelem)

Alapadatok:

  • Forgalom: ~400M Ft/év
  • Alkalmazottak: 28 fő
  • Számítógépek: 25 db
  • Infrastruktúra: Egyszerű (fájlszerver, email, Office)

IT-budget (éves):

Költségtétel Összeg (Ft/év)
OPEX:
Kiszervezett IT-üzemeltetés 2,4M Ft (25×8k×12)
Microsoft 365 Business Standard 900k Ft (25×36k)
Internet + telefonvonalak 250k Ft
Azure Backup (2TB) 180k Ft
OPEX ÖSSZESEN 3,73M Ft
CAPEX:
Laptopok (6-7 gép/év, 4 éves csere) 1,6M Ft
Szerver refresh (amortizálva) 300k Ft
Hálózati eszközök 150k Ft
Egyéb (nyomtatók, monitorok) 100k Ft
CAPEX ÖSSZESEN 2,15M Ft
TELJES IT-BUDGET 5,88M Ft/év
Forgalom %-ában ~1,47%
Gépenkénti átlag ~235k Ft/gép/év

2. példa: Közepes cég (50 számítógép, szolgáltatás + gyártás)

Alapadatok:

  • Forgalom: ~1,2Mrd Ft/év
  • Alkalmazottak: 58 fő
  • Számítógépek: 50 db
  • Infrastruktúra: Közepes komplexitás (szerver, ERP, fájlszerver)

IT-budget (éves):

Költségtétel Összeg (Ft/év)
OPEX:
Kiszervezett IT-üzemeltetés (hibrid modell) 6,0M Ft (50×7,5k×12 + belső IT)
Microsoft 365 + ERP licencek 3,2M Ft
Internet + telefonvonalak 450k Ft
Felhő szolgáltatások (Azure, backup) 600k Ft
OPEX ÖSSZESEN 10,25M Ft
CAPEX:
Laptopok/asztali gépek (12-13/év) 3,2M Ft
Szerverek (amortizálva) 800k Ft
Hálózati infrastruktúra 400k Ft
Egyéb 200k Ft
CAPEX ÖSSZESEN 4,6M Ft
TELJES IT-BUDGET 14,85M Ft/év
Forgalom %-ában ~1,24%
Gépenkénti átlag ~297k Ft/gép/év

3. példa: Nagyobb KKV (80 számítógép, gyártás + logisztika)

Alapadatok:

  • Forgalom: ~2,5Mrd Ft/év
  • Alkalmazottak: 95 fő
  • Számítógépek: 80 db
  • Infrastruktúra: Komplex (szerver farm, ERP, CRM, termelésirányítás)

IT-budget (éves):

Költségtétel Összeg (Ft/év)
OPEX:
Hibrid IT (belső IT + kiszervezett) 15M Ft (belső: 12M + kiszervezett: 3M)
Szoftverlicencek (Microsoft, ERP, CRM, CAD, stb.) 6M Ft
Internet, dedikált vonalak 800k Ft
Felhő szolgáltatások 1,2M Ft
OPEX ÖSSZESEN 23M Ft
CAPEX:
Munkaállomások (20/év) 5M Ft
Szerverek (amortizálva) 2M Ft
Hálózat (switchek, Wi-Fi, router) 800k Ft
Egyéb 400k Ft
CAPEX ÖSSZESEN 8,2M Ft
TELJES IT-BUDGET 31,2M Ft/év
Forgalom %-ában ~1,25%
Gépenkénti átlag ~390k Ft/gép/év

Hogyan optimalizáld az IT-költéseid?

1. Tervezhető hardvercsere (lifecycle management)

Probléma: Hirtelen, váratlan hardvervásárlás (laptop leáll → azonnal kell új → drága, nem lehet tervezni)

Megoldás: 4 éves ciklus, tervezett csere

  • ✅ Évente ~25%-ot cserélsz (30 gépből 7-8 gép/év)
  • ✅ Tervezhető költség (nem 7,5M Ft egyszerre, hanem 1,8M Ft/év)
  • ✅ Mindig van garanciás gép

2. Microsoft 365 (vs. helyi Exchange/Office)

Régi modell:

  • Helyi Exchange szerver: ~2-3M Ft hardware + licencek
  • Office licenc (örökös): ~80k Ft/gép egyszeri
  • Karbantartás, backup, frissítés: IT-idő

Microsoft 365 modell:

  • ~36k Ft/fő/év (email + Office + OneDrive + Teams)
  • Nincs szerver (felhőben van)
  • Automatikus frissítés, backup

Megtakarítás: ~1-2M Ft (szerver költség megszűnik)

3. Havidíjas IT vs. óradíj

Lásd: Fix havi átalány vs. óradíjas IT cikk

Összefoglalva:

  • Havidíj: tervezhető, proaktív, monitoring
  • Óradíj: változó, reaktív, nincs monitoring → drágább hosszútávon

4. Felhő vs. helyi szerver

Helyi szerver:

  • Beszerzés: ~2-5M Ft
  • Üzemeltetés: IT-idő, áram, légkondicionálás
  • Csere 5-7 évente

Felhő (Azure, AWS):

  • Havi költség: ~50-150k Ft/hó (attól függ, mennyi erőforrás kell)
  • Nincs hardware költség
  • Skálázható (ha nő a cég, könnyű bővíteni)

Mikor éri meg a felhő?

  • ✅ Kis/közepes cég (20-50 gép)
  • ✅ Növekvő cég (változó igények)
  • ✅ Nem akarod a szerverüzemeltetés komplexitását

Gyors kalkulátor: Számold ki a saját budget-ed!

🧮 IT-budget kalkulátor (egyszerűsített)

1. Hány számítógép van?

________ gép

2. OPEX (üzemeltetés):

  • IT-üzemeltetés: ________ gép × 96k Ft/év (8k×12) = ________ Ft/év
  • Szoftverlicencek: ________ gép × 40k Ft/év = ________ Ft/év
  • Internet, felhő: ~300-600k Ft/év

OPEX ÖSSZESEN: ________ Ft/év

3. CAPEX (beruházás):

  • Hardvercsere (4 éves ciklus): ________ gép ÷ 4 × 250k Ft = ________ Ft/év
  • Szerver, hálózat (amortizálva): ~500k-1M Ft/év

CAPEX ÖSSZESEN: ________ Ft/év

TELJES IT-BUDGET: ________ Ft/év
Forgalom %-ában: ________ / (éves bevétel) × 100 = ________ %

Összefoglalás: Mit jegyezz meg?

✅ 3 fő tanulság:

1. Gépszám-alapú költés a legjobb becslés:

~200-400k Ft/gép/év (attól függ, milyen komplex az infrastruktúra)

2. Oszd szét OPEX és CAPEX-re:

OPEX = folyamatos (üzemeltetés, licencek)
CAPEX = beruházás (hardver, szerver)

3. Tervezhető költségek = olcsóbb:

Lifecycle management, havidíjas IT, felhő → kiszámítható, proaktív

Kérj IT-budget tervezést!

Segítünk kiszámolni a céged optimális IT-költését.
Megmutatjuk, hol lehet spórolni, mire érdemes költeni.

Ingyenes konzultáció kérése

Kapcsolódó cikkek: